Privacybeleid ARC Flow

Laatst bijgewerkt: juli 2026

Dit privacybeleid gaat over de gegevens die ARC Flow rechtstreeks verzamelt van klanten die ARC Booking of andere diensten van ARC Flow afnemen. Het is geen verwerkersovereenkomst: voor de gegevens van de gasten die via ARC Booking reserveren, is ARC Flow verwerker namens Klant, geregeld in de aparte verwerkersovereenkomst. Dit beleid gaat over de rol van ARC Flow als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de klant zelf.

1. Wie is verantwoordelijk?

ARC Flow, vennootschap onder firma, gevestigd te Wilgenlaan 59, 1394 JS Nederhorst den Berg, KvK 42102815, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Contact: info@arc-flow.nl

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Van klanten (restauranthouders die ARC Booking of andere diensten van ARC Flow afnemen)

• Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Bedrijfsgegevens (restaurantnaam, adres, KvK-nummer)
• Inloggegevens voor het beheerpaneel
• Factuur- en betaalgegevens voor het abonnement (ARC Flow int deze betalingen zelf via Stripe; dit is een andere betaalrelatie dan de betalingen die Klant via Mollie Connect of Stripe Connect van de eigen gasten ontvangt)
• Gebruiksgegevens van het beheerpaneel (bijvoorbeeld IP-adres en browserinformatie, voor beveiliging en productverbetering)
• Communicatie met de klantenservice

Van gasten (via Klant, tijdens gebruik van ARC Booking)

ARC Flow verwerkt ook gegevens van de gasten van Klant (naam, e-mailadres, telefoonnummer, reserveringsdetails). Dat gebeurt uitsluitend namens Klant, als verwerker, conform de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring die Klant zelf aan de eigen gasten publiceert.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst met Klant
• Het factureren van het abonnement
• Het bieden van klantondersteuning
• Het beveiligen en verbeteren van het platform (onder meer via geaggregeerde, waar mogelijk geanonimiseerde gebruiksstatistieken)
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht voor facturen

4. Op welke grondslag?

• Uitvoering van de overeenkomst (het leveren van ARC Booking en het beheer van het abonnement)
• Wettelijke verplichting (boekhoudkundige bewaarplicht)
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging van het platform, productverbetering)

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen klantgegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten:

ARC Flow bouwt een eigen CRM-systeem voor het bijhouden van klanten (restauranthouders), met AI-functionaliteit die klantgegevens verwerkt. Beoogde AI-aanbieders zijn OpenAI, Anthropic en Google Gemini; welke aanbieder voor welke functie wordt ingezet staat nog niet vast. Dit onderdeel wordt aangevuld zodra het bekend is.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden en gebruiken klantgegevens niet voor advertentiedoeleinden.

6. Doorgifte buiten de EER

Voor zover een partij hierboven persoonsgegevens buiten de EER verwerkt (Resend Inc., en Vercel Inc. voor een deel van de infrastructuur), zorgt ARC Flow voor passende waarborgen conform de AVG, zoals de Standard Contractual Clauses (SCC) van de Europese Commissie of een vergelijkbaar erkend raamwerk zoals het EU-VS Data Privacy Framework. Zodra het CRM en de bijbehorende AI-aanbieder(s) vaststaan, wordt deze paragraaf aangevuld.

7. Bewaartermijn

• Account- en klantgegevens: zolang het abonnement actief is, plus de exporttermijn van 30 dagen na beëindiging zoals bepaald in de algemene voorwaarden.
• Factuurgegevens: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Gegevens van gasten die via Klant worden verwerkt: zie de verwerkersovereenkomst.

8. Beveiliging

ARC Flow neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS/HTTPS) en opslag, toegangsbeheer op basis van rollen, en logging van toegang tot persoonsgegevens.

9. Jouw rechten

Als klant van ARC Flow heb je het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, en je gegevens over te laten dragen. Neem hiervoor contact op via info@arc-flow.nl. Wij reageren binnen 4 weken.

10. Cookies

Voor informatie over de cookies die de website en het beheerpaneel van ARC Booking gebruiken, zie het cookiebeleid. Neem bij vragen contact op via info@arc-flow.nl.

11. Klachten

Ben je het niet eens met hoe wij je gegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op via info@arc-flow.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

ARC Flow kan dit privacybeleid wijzigen. Belangrijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aangekondigd aan actieve klanten.

Dit document beschrijft de rol van ARC Flow als verwerkingsverantwoordelijke voor klantgegevens. Voor gastgegevens die ARC Flow namens Klant verwerkt, geldt de verwerkersovereenkomst.

ARC Flow

Wilgenlaan 59, 1394 JS Nederhorst den Berg

KvK: 42102815

E-mail: info@arc-flow.nl